桂工程院科研字〔2023〕2号
第一章 总则
第一条 为促进学校学术交流，扩大学术影响，营造良好的学术氛围，提高学科建设和科学研究水平，加强学术交流活动管理规范化、制度化，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 学校各部门应重视学术交流工作，鼓励各单位进行学术交流活动，调动科学研究积极性。
第二章 学术交流活动的范围
第三条 学术交流活动范围包括：
(一)由学校主办(承办)或与校外单位共同主办的国际性学术会议、全国性学术会议和自治区级、市县级学术会议，并在校园内或校园周边召开，有较多师生参加的会议;
(二)学校邀请校外专家学者所作的学术报告;
(三)各二级单位、科研机构(平台)组织的学术活动;
(四)教师参加的国内外学术会议。
第四条 各类学术交流活动定义：
(一)国际性学术会议是指国际学术团体(学会、协会)主办的学术会议，面向国内外征集论文且有外国专家学者参加。国际学术会议分多边和双边两种类型，多边国际学术会议的与会者须来自3个及以上国家和地区(不含港澳台地区)的代表，双边国际学术会议的与会国外代表不少于会议全体代表总数的20%;
(二)全国性学术会议是指全国性学术团体(学会、协会)主办的学术会议，会议主题须紧密联系学校学科建设和科研工作，有助于提高学校的学术水平和学术地位;
(三)自治区级、市县级学术会议是指自治区学术团体或已批准备案的自治区级、市县级学会组织举办的学术会议;
(四)学校邀请校外专家学者所作的学术报告是指校外专家学者受邀来我校在科学研究的新理论、新观点、新方法等方面进行的学术报告;
(五)学校各二级单位、科研机构(平台)组织的学术活动是指学校二级单位、科研机构(平台)邀请校外专家学者开展的或本单位组织的各类学术报告会、讨论会、学术沙龙等。
第五条 教师参加的国内外学术会议是指学校教师受邀参加的国内或国外举办的，与学校学科建设和科研工作有关的各类学术会议。
第六条 以下内容不属于学术交流活动：
(一)各类课程教学活动、教研会议;
(二)为学生开设的实验、实习活动;
(三)各社团或非组织单位举办的学习交流、读书活动;
(四)其他教学或学习交流活动。
第七条 学校举办的学术交流(会议)须具备以下条件：
(一)指导思想正确、目的明确，坚持实事求是，符合国家的各项规章政策;
(二)学术交流(会议)主题有利于学校学科建设和科学研究，对学校重点学科发展和重点研究领域具有实质性的推动作用;
(三)学术交流(会议)组织健全。举办的国际国内学术会议须有我校专家进入会议领导机构或论文评审委员会;
(四)学术交流(会议)活动经费获取及使用，必须严格遵守国家有关规定;
(五)主办(承办)的国际学术会议、全国性学术会议和自治区级、市县级学术会议，须有我校学者提交的会议交流学术论文或学术报告。
第三章 组织管理
第八条 主办(承办)的校级以上学术会议应该取得政府主管部门或学术团体(学会)的正式批文或委托函。具体实施单位须提前1个月向科研处提交《太阳集团见好就收9728举办学术会议申请表》(见附件)，并附政府或学会等主管部门的委托批文。科研处根据学校总体规划和学科建设等方面的综合情况予以审批。
第九条 哲学社会科学领域的、涉及意识形态领域的学术报告会、研讨会、论坛、讲座需经学校党委宣传部及其主管领导审批备案后方可举办。
第十条 国际性学术会议统一由国际合作与交流中心向上级主管部门预报和申报，上级正式批复前，任何单位和个人不得对外承诺举办会议、发布正式的会议通知或邀请。国际性学术会议严格执行预报制度，会议承办单位应及时预报。校内预报受理时间为2月上旬(预报当年下半年拟举办会议)和9月上旬(预报次年上半年拟举办会议)。预报内容主要包括：拟召开会议的中英文名称，时间，地点，主办、承办、合办方，所需经费等。国际会议题目和内容需报请学校宣传部审批备案。
第十一条 凡举办聚集性学术会议，需按学校相关规定报备、审批，并严格遵守相关管理要求。
第十二条 学校二级单位开展的学术交流活动由该单位主要负责人负责，该单位的科研工作负责人参与。
第十三条 挂靠学校的各类学术团体(学会)、科研机构(平台)开展的学术交流活动，由挂靠的二级单位负责监督和协助组织。
第十四条 对活动举办过程中的不适言论应立即予以制止、纠正并立即向学校宣传部报告。
第十五条 主办(承办)单位在会议结束15天内，需向科研处提交会议总结报告，同时报送会议纪要、图片、声像及其他电子文档，根据需要移交学校综合档案室立卷、存档。国际性学术会议总结报告和相关影像资料应同时抄送学校国际合作与交流中心。
第十六条 凡学校主办的学术交流活动，相关部门应给予积极配合。学校重大学术交流活动，应通过各类宣传媒介进行报道，但不得不实宣传或夸大宣传。
第四章 经费管理
第十七条 举办学术会议的经费，原则上由举办者自行解决，学校不另行资助。确因举办单位经费困难且规模大、影响广的学术会议，学校适当给予资助。
第十八条 根据学校学科专业建设和科研工作需要，结合学校下达的预算情况，资助学术会议标准如下：
(一)由学校主办(承办)的国际性学术会议，学校资助不超过10万元;
(二)由学校主办(承办)的全国性学术会议，学校资助不超过6万元;
(三)由学校主办(承办)的自治区级、市县级学术会议，学校资助不超过3万元。
第十九条 资助费用只能用于会议期间的特邀专家学者报告劳务费、差旅费、工作餐、住宿及租用场地等费用，并按照学校相关规定标准支出。学校鼓励向国家或自治区、市县有关部门申请会议资助费，并按有关要求进行使用。
第二十条 参加国际国内学术会议的教师，学校不单独予以资助，所需经费从二级单位学科专业建设、科研项目等经费支出，提交的论文和报告由作者自行负责。申请参加国际国内学术会议应提交申请报告并详细说明：会议名称、内容、时间、地点、规模、被邀请报告人的基本情况以及会务费交纳、会议的开支预算等情况，以备检查审计。出国(境)参加国际性学术会议应按照规定办理因公出国(境)审批手续。
第五章 附则
第二十一条 主办(承办)国际性学术会议议题、参会代表发言及会议期间安排的各项活动，以及教职工赴国(境)外参加国际性学术会议，均不得违反国家安全、保密和涉外工作规定。其他未尽涉外事宜，应事先与国际合作与交流中心沟通，以便妥善处理。
第二十二条 本办法由科研处负责解释，自公布之日起施行。
附件：太阳集团见好就收9728举办学术会议申请表
